Belege scannen, automatisch buchen

Das Problem

Eingangsrechnungen kommen aus zwölf Richtungen — als E-Mail-PDF, als Briefpost, als Online-Portal-Download, als Foto vom Tankbeleg. Wer sie manuell ins Buchhaltungs-System tippt, verbringt Stunden mit Datum- Abtippen und Steuer-Schlüssel-Auswählen. Wer sie nur sammelt und dem Steuerberater quartalsweise schickt, fliegt regelmäßig auf Vorsteuer-Fristen oder vergisst halbe Belegstapel.

Die Lösung: FloTax OCR + Auto-Confirm

FloTax liest Eingangsrechnungen mit OCR aus, schlägt Soll-Konto und Steuerschlüssel aus den Lieferanten-Defaults vor und bucht bei bekannten Kreditoren direkt — wenn die Daten sauber sind. Du entscheidest pro Tenant, ob das Auto-Buchen aktiv ist (Default: aus).

OCR im Detail

• Erkannte Felder — Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Brutto-Summe, Netto-Summe, USt-Satz, USt-Betrag, Lieferanten-Name, USt-ID, IBAN.
• Confidence-Score — pro Beleg wird ein Vertrauenswert (0–100%) berechnet. Unter dem Schwellenwert landet der Beleg automatisch in der manuellen Review.
• Lieferanten-Match — über USt-ID (exakt) oder Fuzzy-Name-Matching ≥ 95%. Bei neuen Lieferanten wird ein Creditor-Vorschlag erstellt.
• Buchungsvorschlag — Soll-Konto, Gegen-Konto und BU-Schlüssel werden aus den Lieferanten-Defaults gesetzt. Inkl. §13b und Kleinunternehmer-Regelung.
• Mobile-Upload — Beleg mit der Smartphone-Kamera abfotografieren, FloTax übernimmt direkt aus dem Browser.

Die 11 Hard-Gates

Auto-Confirm löst nur aus, wenn alle 11 Bedingungen gleichzeitig erfüllt sind. Eine einzige Abweichung — und der Beleg landet in der manuellen Review. Konservativer Default, kein „weich drüberbügeln".

1. Master-Flag aktiv — Tenant muss Auto-Confirm explizit aktivieren (Default: aus).
2. Lieferant nicht ausgeschlossen — pro Creditor lässt sich Auto-Confirm individuell deaktivieren (z.B. für Lieferanten mit unregelmäßigen Sätzen).
3. OCR-Confidence ≥ Schwelle — Default 85%, Minimum 70%. Pro Tenant einstellbar.
4. Lieferanten-Match stark — USt-ID exakt oder Fuzzy-Name-Match ≥ 95%. Schwächere Matches gehen in die Review.
5. Lieferant historisch bekannt — der Kreditor muss mindestens 3× manuell gebucht worden sein (konfigurierbar). Der erste Beleg eines neuen Lieferanten wird niemals automatisch gebucht.
6. Keine Warnungen im Buchungsvorschlag (z.B. „Steuersatz nicht im erwarteten Bereich").
7. Pflichtfelder vollständig — Rechnungsnummer, Datum, Brutto-Summe und USt-Satz müssen extrahiert worden sein.
8. Datum plausibel — nicht in der Zukunft, nicht älter als 2 Jahre. Schützt gegen DD/MM/YYYY-Verwechslungen der OCR.
9. Betrag im plausiblen Bereich — maximal 3× Abweichung vom historischen Lieferanten-Durchschnitt. Fängt Tipp-/OCR-Fehler ab (9,99 € → 99,99 €).
10. USt-Satz passt zum Lieferanten — der OCR-Satz muss zum gelernten Default des Kreditors passen (19% / 7% / §13b / 0%).
11. Buchung balanciert — Summe Soll = Summe Haben. Mathematisch sauberer Vorschlag, sonst keine Auto-Buchung.

Sicherheit & GoBD

• Default OFF — Auto-Confirm muss pro Tenant ausdrücklich aktiviert werden. Wer es nicht versteht, hat es nicht.
• Audit-Trail — jede Buchung wird mitconfirmed_by=autooderusermarkiert. Bei einer Betriebsprüfung sieht der Prüfer sofort, welche Buchungen automatisch entstanden sind.
• Silent-Fail — wenn ein Gate blockt, gibt es keinen Fehler. Der Beleg landet einfach in der Review-Liste, der OCR-Scan ist gespeichert.
• Savepoint — die Auto-Buchung läuft in einer Sub-Transaktion. Bei DB-Konflikten wird nur das Auto-Confirm zurückgerollt, der OCR-Beleg bleibt erhalten.

Im Buchhaltungs-Modul enthalten

Belegerkennung mit Auto-Confirm ist Teil des optionalen Buchhaltungs-Moduls — gemeinsam mit Journal, UStVA, OSS-Meldung, Serienrechnungen und Bank-Auto-Matching. Wer FloTax nur für den DATEV-Export an den Steuerberater nutzt, braucht das Modul nicht. Preis auf Anfrage.