Rechnungserstellung einrichten
FloTax erstellt GoBD-konforme Rechnungen und Stornorechnungen als PDF mit ZUGFeRD-XML. Der Versand erfolgt über deinen eigenen SMTP-Server.
Rechnungsmodul aktivieren
Sobald aktiviert, werden für neue Bestellungen automatisch Rechnungen generiert. Amazon-Bestellungen sind ausgenommen (Amazon erstellt eigene Rechnungen).
Pflichtangaben einrichten
Folgende Angaben müssen in den Rechnungseinstellungen hinterlegt werden:
- Firmenname, Vorname, Nachname — erscheint im Rechnungskopf
- Firmenadresse — Straße, PLZ, Stadt, Land
- Steuernummer oder USt-IdNr. — mindestens eins davon ist Pflicht nach §14 UStG
- Fußzeile (3 Spalten) — Kontaktdaten, Steuerdaten, Bankverbindung (max. 6 Zeilen pro Spalte)
Nummernkreise
Rechnungen und Stornorechnungen haben separate, lückenlose Nummernkreise (GoBD-konform).
- Rechnungspräfix — z.B. "RE" → RE-2026-000001
- Stornopräfix — z.B. "ST" → ST-2026-000001
- Startwert — frei einstellbar (z.B. ab 500 wenn du vorher ein anderes System hattest)
Sonderfälle auf der Rechnung
- §19 Kleinunternehmer — Checkbox aktivieren → kein MwSt-Ausweis, Pflichthinweis wird automatisch ergänzt
- §25a Differenzbesteuerung — Hinweis "Differenzbesteuerung — Gebrauchtgegenstände" erscheint automatisch
- OSS — Steuersatz des Lieferlandes + OSS-Hinweis wird automatisch ergänzt
- Abweichende Lieferadresse — wird rechts neben der Rechnungsadresse angezeigt
E-Mail-Versand (SMTP)
Rechnungen werden über deinen eigenen Mailserver versendet — nicht über FloTax-Server. Konfiguriere unter Einstellungen → Rechnungseinstellungen → E-Mail-Server (SMTP):
- SMTP-Server + Port (z.B. mail.deinefirma.de, Port 587)
- Benutzername + Passwort
- Absender-E-Mail + Name
Stornorechnungen
Bei Erstattungen erstellt FloTax automatisch eine Stornorechnung (nicht "Gutschrift" — das ist steuerrechtlich etwas anderes). Die Stornorechnung referenziert die Original-Rechnungsnummer und hat einen eigenen Nummernkreis.